En un mundo cada vez más digitalizado, automatizar procesos se ha convertido en una necesidad para las empresas que buscan aumentar su eficiencia y productividad. La automatización de tareas repetitivas puede liberar tiempo y recursos para enfocarse en proyectos más importantes. No importa cuán grande o pequeña sea tu empresa; siempre le vendrá bien una estrategia de automatización de procesos, ya sea porque quieres irte de vacaciones tranquilamente o para ahorrarte dinero para ser más eficiente todo el año.
En este artículo, exploraremos cinco procesos básicos que pueden automatizarse en cualquier empresa.
¿Qué es la automatización de procesos?
Antes de entrar en detalles, es importante definir qué es la automatización de procesos. La automatización de procesos es el uso de herramientas y software para ejecutar tareas de forma automática, sin intervención humana. Esto puede incluir desde tareas simples, como enviar correos electrónicos, hasta procesos complejos, como la integración de sistemas.
¿Entonces reemplazamos personal de trabajo por máquinas?
No, tampoco se trata de eso. La automatización de procesos no debe ser una forma de reemplazar completamente a los empleados.
Cuando automatizamos procesos, optimizamos tiempo y eso se refleja en un ahorro en los costos. En todas las empresas hay ciertas áreas en requieren ser atendidas por personas, pero también hay otras que pueden ser perfectamente automatizadas gracias a software dedicados a ello.
Además, la efectividad de la automatización de procesos se puede evaluar mediante el seguimiento del tiempo y los recursos liberados, así como la mejora en la eficiencia y la productividad. Es importante establecer objetivos claros antes de implementar la automatización y evaluar los resultados después de la implementación.
Beneficios de la automatización
- Incrementan la productividad del personal al quitarles carga laboral
- Disminuyen errores humanos
- Rapidez para ejecutar más tareas en poco tiempo
- Reducción de costos en operaciones internas
- Mayor disponibilidad para trabajar 24/7
- Mejoras la experiencia de usuario y la percepción positiva que tienen de tu marca
¿Qué procesos podemos automatizar en pymes?
Automatiza tu marketing
Si eres de los que lleva el control de las publicaciones diarias de tu negocio, de seguro sientes que es un fastidio tener que publicar en diferentes redes sociales; requiere demasiado tiempo para planificar y ordenar el contenido que deberá ser lanzado semana tras semana.
Aquí tenemos una excelente oportunidad: si quieres comenzar a automatizar procesos, puedes comenzar con tu propio marketing.
Afortunadamente, en internet abundan herramientas que pueden facilitarnos este trabajo, permitiéndonos el total manejo de todas nuestras cuentas desde una sola plataforma. Como por ejemplo Hootsuite.
Hootsuite te permite gestionar todas tus cuentas de redes sociales desde un mismo lugar, para que puedas planificar tus publicaciones semanales de manera rápida y cómoda. Además, te permite ver los comentarios e interacciones de tus seguidores en un solo panel para poder responderles sin ninguna excusa.
Automatiza tu agenda
¿Muchas reuniones con clientes?¿Te cuesta mucho gestionar tus horas disponibles para citas y otras tareas? Acá tenemos otro proceso que podemos automatizar: tu propia agenda.
La gestión de recursos humanos puede ser una tarea complicada, especialmente para las empresas que tienen muchos empleados. Sin embargo, existen herramientas que pueden automatizar procesos dentro de esta área para ayudar a los empleados a realizar tareas como solicitar vacaciones o actualizar información personal de forma autónoma, como es el caso del Facturador Web y sus sistemas de módulos personalizados para cada necesidad de una empresa.
Por otro lado tenemos a Calendly es una herramienta ideal para gestionar tu agenda. Con ella podrás crear tu propio calendario personal y marcar tus horas disponibles. De esta forma, tus clientes podrán contactarte cuando ellos estimen conveniente y de acuerdo a tu disponibilidad.
Incluso puedes utilizar los formularios para obtener más información acerca del cliente que te contactará y estar mejor preparado para esa reunión.
Crear un funnel de ventas
Es el rey del marketing automation, y se trata de ganar la confianza de tu público ofreciéndoles contenido útil, creativo, gratuito y de valor.
¿Cómo se logra esto? Una campaña de email marketing puede ser nuestra principal aliada.
Después de que logres conseguir el email de tus clientes, puedes comenzar con tu email marketing, enviándoles unos cuantos correos electrónicos sin el objetivo de vender nada; solo con contenido de interés hasta ganar su confianza. Una vez llegado a este punto, recién puedes intentar ofrecerles una venta, y puede que hasta un pequeño porcentaje acabe comprando algo en tu tienda online.
Utiliza BOTS
Podemos definirlos como el uso de tecnología que replica el comportamiento y acciones de un ser humano interactuando en una interfaz de usuario.
¿En dónde utilizarlos? En cualquier proceso manual o repetitivo que tenga tu empresa. Como por ejemplo:
- Revisar emails
- Descargar adjuntos
- Cargar datos
- Crear reportes
- Procesar facturas
- Emitir órdenes de venta
- Atención al cliente (chat box) - es el más utilizado-
Automatiza tus emails
La gestión de correos electrónicos es una tarea que consume mucho tiempo, especialmente para los equipos de ventas y soporte al cliente.
La automatización de la gestión de correos electrónicos puede ayudar a reducir el tiempo que se dedica a esta tarea, permitiendo a los empleados enfocarse en tareas más importantes. Herramientas como Mailchimp o Hubspot pueden automatizar correos electrónicos, lo que significa que los correos se envían automáticamente en respuesta a ciertos disparadores, como una compra o un registro de usuario.
Si estás pensando en hacer tu campaña de email marketing o ya le estás ejecutando, aquí te damos unas ideas de contenido que puedes automatizar para envíos masivos:
- Newsletter con contenido de tu blog para generar más tráfico web
- Email de bienvenida, ya sea por registro en tu tienda online o por una suscripción nueva
- Programar recordatorios, idealmente para usuarios interesados en algún producto de tu tienda que aún no han comprado
- Envía encuestas breves de satisfacción con alguna compensación para los usuarios
- Envía correos de confirmación de compras, con el detalle de la compra e información del envío
La automatización de procesos puede ayudar a las empresas a aumentar su eficiencia y productividad al liberar tiempo y recursos para enfocarse en proyectos más importantes. Debemos tener en cuenta que la automatización no es una solución para todo. No todos los procesos son aptos para la automatización, y es importante evaluar cuidadosamente los procesos antes de decidir si se deben automatizar o no. Además, la automatización debe ser una herramienta para mejorar la eficiencia y la productividad, no una forma de reemplazar completamente a los empleados.
¿Listos para comenzar con la automatización de procesos? Puedes empezar haciendo estos pequeños cambios que de seguro te ahorrarán algún dinero a fin de mes.
Como recomendación final, te dejamos otra herramienta: Zapier, que puede ser de gran ayuda para esta tarea y que puedes conectar con diferentes plataformas que utilices ¡Échale un vistazo!
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